學生畢業證及檔案是反映學生個人學習經歷和德、智、體等各方面表現的各種文件材料，是學生成長過程的歷史記錄，是用人單位了解畢業學生學習、工作、生活、成長情況的真實依據。為加強學生畢業證檔案管理工作，充分發揮學生畢業證檔案在學生教育、管理與就業工作中的作用，實現學生畢業證檔案管理的標準化、規范化、科學化，結合我校實際，特制訂本辦法。

1、新生入學后，各系班主任依據新生錄取通知書建立學生檔案，并依據戶籍資料如實填寫新生登記表、學籍登記表等，建立學籍檔案。

2、領取畢業證及檔案的學生須為合格畢業生，即課程成績、操行成績合格，沒有未撤銷的違紀處分。如有課程成績不合格，須到教務處辦理清考；如有違紀處分未撤銷，須到所在系部辦理撤銷手續后方可領取。

3、學生畢業時，各系將學生檔案移交學工處，由專人進行審核后加蓋公章予以密封，并由學籍檔案管理干事登記造冊。

4、畢業證及檔案辦理完結后，學工處在學院官方網站對外公式領取辦法及領取時間（寒暑假另行公示）

5、學生畢業證及檔案須一并領取，來校領取時需持：①畢業學生持最后一學年的學費繳費單；（無繳費單可在綜合樓302開證明）、②學院就業辦開具就業證明、③補考或清考的學生須持教務處開據的成績單

6、學生畢業證及檔案原則上由本人簽字領取，確因特殊情況學生本人不能到校領取的，也可委托他人代領。代領人應持本人身份證原件和受托人身份證原件、復印件及委托書辦理領取手續。

7、畢業證及檔案發放管理干事在確認上述條件無誤后，并于發放表核實可讓學生簽字領取畢業證。在簽領表上簽署本人姓名、領取日期，若為代理，則簽署帶領人姓名、日期、身份證號碼。

8、畢業證及檔案自學生正常畢業之日（畢業證辦理日期）起一年內學院給予免費保管，之后按每生每年50元收取畢業證及檔案保管費，學院開具相應收款收據。學校保管學生畢業證及檔案期限最長為五年，之后不承擔相應保管責任。